GoogleDocs 整合團隊工作 生產力更大 （一）

香港中小企資源服務網編輯組

辦公室內大部份人用Word處理文檔，團隊內傳送檔案頻繁，傳給兩個人過目，回傳了兩個檔案需合併、重複備份成為存檔的問題等，文件問題嚴重影響中小企或創業者的生產力。網上已有文章比較GoogleDocs vs. Microsoft office，優良常劣各有千秋，在此只論如何善用GoogleDocs 整合團隊工序，提升中小企或創業者的速度、多重備份、多人同時修改、多人在線討論、手機tablet 多機同人檔案等功能、離線使用等。

多重備份

多重備份是GoogleDocs在雲端上為你每次修改作記錄，當你有需要的時候，可在「查看修定版本記錄」右邊的時間欄查看。GoogleDocs會以綠色顯示，一目了然。比起每次修改都要做記錄，方便程度大增，更不需「一行一行搵」修改過的部份。
試想一下，如果你的Word自動幫你儲存，容量愈來愈大，就算不用傳送，自己開啟也有問題，所以辦公室內的Backup一直是以防萬一「抄多一份」。如果 你還是不信「修定版本記錄」，你可以另存新檔於GoogleDocs內。而工序上必須備份於電腦的，可下載檔案儲存。更方便是傳送到自己電郵信箱備份，按 鈕即送，無需下載再拉入郵件寄出。

多人同時修改

多人同時修改功能是團隊整合上有最明顯的幫助，當擁有者共用檔案給同事時，此一文件就會與同事共享一個檔案，對方可以是「可修改」的同事，也可以是「唯讀 者」或擁有者可將「擁有權」更改給其他人。更改「擁有人」方便不重複檔案，或將團隊性的文件於多人修改時交給另一人負責。「唯讀者」可能是新同事或上司等 不直接參與工作，卻需要了解的同事。而「可修改」可針對項目性工作，是團隊工作最常遇到。